株式会社サッポロライオン

導入前の課題

弊社のサービスを導入される前は、どのような課題をお持ちでしたか?

T様：まず2018年頃に『速払いサービス』を導入したのですが、当時はアルバイトの採用が難しくなってきた時期で、その対策の一つとして検討を始めました。

採用強化がきっかけだったのですね。その後、apseedsポータルも導入いただいていますがどのような課題をお持ちでしたか?

T様：『apseedsポータル』の導入を検討していた2020年頃は、複数の課題がありました。

まず最重要事項として、雇用契約書の電子化がありました。また、コンプライアンスの観点から就業規則を全従業員がいつでも見られる状態にする必要があったのですが、以前は紙の通達を店舗に掲示するだけで、出勤しないと見られない、差し替えも大変という状況でした。

それに加え、個人のチャットツールを業務で使うことへのセキュリティリスクも問題視されており、公式なメッセージツールを探していました。シフト回収も紙のメモ書きでフォーマットがバラバラ、出勤しないスタッフには電話で確認するなど、非常に手間がかかっていましたね。

特に『web契約書サービス』を導入する決め手となった、契約書業務の課題について詳しくお聞かせいただけますか?

T様：当時、毎月100名から多い時で500名のアルバイトが入社しており、その全員分の入社書類を1枚1枚手作業でチェックしていました。

最も大変だったのは、半年に一度の更新契約です。3,000〜4,000人分の契約書を紙で配布し、回収、不備がないかチェックする作業は、本当にストレスでした。未提出者の確認や催促に追われているうちに次の更新時期が来てしまい、正直なところ、紙の運用では一度も完全に回収を終えられたことがありませんでした。

選定の決め手

数あるサービスの中から、弊社のサービスをお選びいただいた決め手は何だったのでしょうか?

T様:『速払いサービス』については、複数社を比較し、「使いやすさ」や「手数料」などを総合的に検討しました。最終的には、従業員にとっての使いやすさと、アプリで完結する手軽さが大きな決め手になりました。

『apseedsポータル』はいかがでしたでしょうか?

T様：当時、従業員向けのサービスが社内で乱立していて「どこにログインすれば何が見れるのか分からない」という問題がありました。『apseedsポータル』は、契約書やメッセージ機能、就業規則の掲示など、必要な機能が一つにまとまっている点が魅力的でした。このポータルアプリで情報が一元管理できることが、最終的な決め手です。

また、システムが比較的シンプルで分かりやすかったことと、自社の運用に合わせて契約書のフォーマットを柔軟にカスタマイズできた点も大きかったですね。

導入プロセス・活用方法

導入はどのように進められましたか?また、現在どのようにご活用いただいていますか?

T様：まず全従業員が利用する『web給与明細サービス』をポータルアプリに切り替え、全員にログインしてもらうことから始めました。これを機に、ポータルアプリを周知していった形です。従業員データの連携は、当初は手作業で大変でしたが、今はRPAを導入して自動化しています。

全社的にスムーズに移行できたのでしょうか?

T様：『シフト申請/回収』機能は、スタッフと直接交渉しながら調整したいという理由で、紙での運用を続ける店舗もありました。そのため、お店のやりやすい方法を選んでもらう形にしています。『web契約書サービス』は、店舗で契約内容を登録し、本社が発行するという新しい業務フローを構築するのに3ヶ月ほどかかりました。

現在の活用方法について教えてください。

A様：今でも様々なサービスが社内にありますが、『apseedsポータル』にアイコンを集約しているので、「分からなかったら、まずアプリを見て」と案内できるのが非常に便利です。

T様：本社からアルバイトスタッフ全員に直接、通達などを周知できるようになったのも大きな変化です。『シフト申請/回収』を使っている店舗では、データで一括ダウンロードできるのでシフト作成の手間が大幅に減りましたし、『web契約書サービス』のおかげで、今では入社・更新時の契約をほぼ100%電子で回収できています。

導入後の効果(After)

『速払いサービス』導入後の効果はいかがでしょうか?

A様：『速払いサービス』があることが応募の決め手になった、という声も店舗から聞いています。コロナ禍明けで採用が難しい時期でも、当社は比較的採用しやすかったので、その一因になっていると感じます。

『apseedsポータル』導入後、どのような効果がありましたか?

T様：まず定量的な効果として、コストと工数の大幅な削減が挙げられます。『web契約書サービス』の導入で、紙代や郵送費、人件費を合わせて年間約60万円のコストを削減できました。工数については、契約書関連業務だけで担当者の作業時間が年間100時間以上も削減されています。店舗側の工数も含めると、効果はさらに大きいですね。

何より、あれだけ苦労していた契約書の回収が、今では入社スタッフ全員分、きちんと完了できるようになったことが大きいです。「いつまで経っても終わらない」というストレスから解放されました。進捗管理も非常に楽になり、手書きによる不備の確認といった手間もほぼゼロになりました。

月々の業務でも変化はありましたか?

T様：はい。『シフト申請/回収』を利用している店舗では、手入力の作業がなくなり、月に3〜4時間の工数削減につながっています。

コミュニケーション面での効果はいかがでしたか?

T様：これまで店長経由でしか伝えられなかった会社の情報を、本社から全アルバイトスタッフに直接届けられるようになったのは、非常に大きなメリットです。会社の意向を正確かつスピーディーに伝えられるようになりました。

今後の展望・メッセージ

今後の活用イメージや、弊社サービスへのご期待があればお聞かせください。

T様：今後は、新しい『web給与明細サービス』の導入を検討しています。特に、これまで工数がかかっていた源泉徴収票を簡単に配布できる機能に期待しています。

最後に、導入を検討している企業様へアドバイスをお願いします。

T様：『web契約書サービス』は、現場から「目の前に紙がある方が分かりやすい」という声も出がちです。しかし、効率やセキュリティを考えると、Web化するメリットは非常に大きいです。

導入前に「どのように運用していくか」をしっかり検討しておくことが成功の鍵だと思います。『apseedsポータル』自体は、ポータルサイトとして非常に柔軟に活用できるので、デメリットは特に感じていません。とても使い勝手の良いサービスですよ。