株式会社プロスキャリア

導入前の課題

『apseedsポータル』導入前は、スタッフ様とのコミュニケーションにおいてどのような課題がございましたか?

当時は派遣スタッフとの連絡手段が携帯のショートメールや電話しかなく、1対1でのやり取りしかできませんでした。そのため、一斉にお知らせを配信できるようなツールがないか探していました。

なるほど、スタッフ様の各種申請や問合せ対応に関してはどのように対応されていたのでしょうか?

営業担当者がスタッフに関する申請対応や問合せを含むすべての対応を行っていました。特に年末調整の時期は大変で、営業担当者が書類を封筒に入れ、一人ひとりに手渡しで説明をしながら配布していました。提出期限のリマインドなども含め、かなりの工数がかかっていましたね。

現在導入されている『速払いサービス』についてですが、導入前は給与前払い制度はありましたか?

はい。週に1回、自社で仮払いを行っていました。営業担当者が勤怠情報をExcelで管理し、事務員に連絡して振り込んでもらうという流れで、営業と事務の双方に手間がかかっていました。

選定の決め手

『apseedsポータル』を選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか?

導入を検討していた2018年当時は、正直なところ比較できるようなサービスが他に見当たりませんでした。デザインがシンプルで使いやすく、こちらの要望に応じて柔軟にカスタマイズしていただける点も良かったですね。結果的にシンプルな方が良かったです。

『apseedsポータル』の機能で最近だと『安否確認』なども導入いただいていますが決め手になったポイントはありますか?

『安否確認』については、外国籍のスタッフが多い中で、『メッセージの自動翻訳機能』と連携できる点も決め手になりました。

『速払いサービス』を選んでいただいたきっかけは何でしょうか?

既に『apseedsポータル』を利用していたので、その流れで検討しました。新しいアプリを導入するより、一つのアプリで完結できる方がスタッフにとっても利便性が高いと考えたのが一番の理由です。

導入プロセス・活用方法

『apseedsポータル』導入時の周知や浸透で工夫された点、あるいは大変だった点はございますか?

全営業担当者が集まる会議の場で、御社の営業担当者さんに説明会を開いていただいたり、ITリテラシーがあまり高くない人には個別にレクチャーを行ったりして浸透させていきました。導入当初は慣れているショートメールを使い続ける営業担当者もいましたが、今では基本『apseedsポータル』の『メッセージ』でやり取りしていると思います。

現在、『apseedsポータル』をどのようにご活用されていますか?

『メッセージ』を活用してお知らせの一斉配信はもちろんですが、自由にアイコンを作成してリンクを貼れる『リンクアイコン』の機能が便利ですね。自社で行っている「お友達紹介制度」や、これまでスタッフに紙で配っていた「安全衛生ハンドブック」などを電子化して、いつでも『apseedsポータル』のアイコンから確認できるようにしています。今後は就業規則なども載せていきたいと考えています。

『ポイントインセンティブ』もご導入いただいていますが、具体的にどのようなポイントの付与を行っていますか?

まずは勤務時間に応じたポイント付与から始めています。今後は、例えば他の事業所へ応援に行ってくれたスタッフに「ありがとう」の気持ちを込めてポイントを付与するなど、モチベーション向上に繋がるような使い方をしていきたいですね。

導入後の効果

『apseedsポータル』を導入後、最も顕著に表れた効果は何でしょうか?

スタッフから本社へ直接問合せができるようになったことです。以前はすべて営業担当者を介していましたが、アプリの『問合せ受付』アイコンから直接連絡が来るようになり、営業担当者の工数を大幅に削減できました。

その他に管理面での効果はありましたか?

営業担当者が不在の際に他の担当者が対応をカバーしたり、責任者が営業担当者の見過ごしに気づいてフォローしたりできるようになったのは大きいですね。ヒューマンエラーの防止に繋がっています。 管理で言うと、別の機能になりますが、『web給与明細サービス』の導入で工数の削減に繋がりました。以前は郵送や手渡しで対応していましたが、web化したことで郵送費や印刷代といったコストを毎月数万円単位で削減できています。明細を渡すための営業担当者の工数もなくなりましたね。

『速払いサービス』の導入効果はいかがでしたか?

まず、営業担当者と事務員の業務工数が半分以上削減されました。また、求人広告に「日払い可」と記載できるようになったことで応募数が増えたと感じています。実際に面接で『速払いサービス』があるから応募した、という声も聞きます。

今後の展望・メッセージ

『apseedsポータル』や『速払いサービス』の導入を検討している企業様へ、アドバイスをお願いします。

『メッセージ』から『速払いサービス』、『web給与明細サービス』まで、様々な機能が提供されていますが、それらを単体で導入するよりも、一つのアプリで一気通貫で使える御社のサービスが一番良いと思います。

今後エーピーシーズへ期待していること・ご要望をお聞かせください。

『apseedsポータル』の管理者向けのアプリがあると嬉しいですね。特に『メッセージ』でプッシュ通知が来るようになれば、即時性を求めて未だに個人のチャットツールを使っている社員もアプリに完全移行できると思います。そこが唯一期待しているところです。