株式会社ＰＮＦ

導入前の課題

弊社のサービスを導入いただく前は、どのような課題をお持ちでしたか？

F様：まず、スタッフとのコミュニケーションは主に大手のビジネスチャットツールを個別で使っていましたが、一斉周知ができないため、重要なお知らせは郵送に頼らざるを得ませんでした。問い合わせもそのビジネスチャットツールや電話、メールなどバラバラで、管理が煩雑でしたね。

N様：雇用契約書はすべて紙で郵送し、署名後に返送してもらう形でした。返ってこない方への催促も大変で、契約書の発行業務全体で月に15時間ほどかかっていました。郵送コストもかさみますし、締結までに平均で2週間はかかっていましたね。

F様：最も大きな課題は入社手続きでした。10枚以上ある書類を対面で説明しながら記入してもらっていたため、遠方の方だと営業担当が往復4時間かけて出向くこともありました。本来の営業活動の時間が圧迫されていたんです。

N様：給与の前払いも自社で週払い制度として運用していましたが、個別の稟議が必要で、その申請や振込作業に毎月合計で4〜5時間ほどかかっていました。

選定の決め手

様々な課題があったのですね。その中で、弊社のサービスを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか？

F様：実は、何かサービスを探していたというより、顧問の方から「こういう業務にはこのサービスがいいのでは」とご紹介いただいたのがきっかけです。 ちょうど社内で業務体制の見直しを進めていた時期で、アナログな手続きがボトルネックになっていると認識していたので、タイミングがぴったりでした。

N様：特にweb契約書サービスは、コストと工数を大幅に削減できる点に魅力を感じました。

F様：速払いサービスについては、従業員が24時間いつでも申請でき、当日中に振り込まれる点が従業員にとって大きなメリットになると考えたのが決め手です。週1回の振込だった自社制度からの大きな改善でした。

導入プロセス・活用方法

導入はどのように進められましたか？

F様：担当の営業さんに手厚くサポートしていただき、約4か月で一斉にスタートできました。 導入当初はCSVの仕様などで少し戸惑う部分もありましたが、スムーズに進められたと思います。

スタッフの皆様への周知はどのようにされたのでしょうか。貴社は利用率が非常に高いですが、何か工夫はありましたか？

F様：まずは郵送で一斉に案内を送りました。それだけでも予想以上に登録してもらえましたが、その後は営業担当者が電話のついでに声をかけるなど、地道に個別の案内を徹底したのが大きかったと思います。今ではほぼ100%のスタッフが利用しています。

素晴らしいですね。現在はどのようにご活用いただいていますか？

F様：apseedsポータルは、お知らせの一斉配信から個別の問い合わせ対応まで、スタッフとのコミュニケーションハブになっています。web契約書サービスも新規の方の9割以上が電子で対応してくれていますね。 これまで営業担当を介していた書類回収も、今では総務が直接管理できるようになり、業務の切り分けができました。

導入後の効果

導入後、どのような効果を感じていらっしゃいますか？

F様：まず、工数が劇的に削減されました。月15時間かかっていた契約書作成や、往復4時間かかっていた入社書類回収のための移動がゼロになりました。これにより、営業担当が本来のコア業務に専念できるようになったのが最大の効果です。

N様：契約書の郵送費や印紙代といったコストも9割以上削減できました。給与前払いに関する稟議や振込作業（月4〜5時間）もなくなったので、管理部門の負担も大きく減りました。

F様：契約締結までの期間が平均2週間から最短即日になったのも大きな変化です。 また、これまでブラックボックス化しがちだったスタッフとのやり取りが可視化され、社内での情報共有がスムーズになりました。

従業員の方からの反応はいかがですか？

F様：自分の好きな時間に入社手続きができたり、給与をいつでも受け取れるようになったりと、従業員側の利便性も向上し、満足度も上がっていると感じます。特に速払いサービスについては、わざわざ会社に来て詳しく話を聞きに来た方もいたほどです。

今後の展望・メッセージ

今後、弊社のサービスをどのように活用していきたいですか？また、導入を検討している企業様へメッセージがあればお願いします。

F様：今後は、まだ一部残っているビジネスチャットツールでのやり取りなども含め、連絡ツールをapseedsポータルに完全に一本化していきたいです。 そのためには、外出の多い営業担当がもっと使いやすくなるよう、管理用のスマートフォンアプリや最適化された画面のリリースに期待しています。

これから導入を検討する企業様へ伝えたいのは、一気に全てを導入しなくても、課題に感じている部分から一つずつ試せるということです。サポート体制がしっかりしているので、安心して始められると思います。