株式会社マーキュリースタッフィング

導入前の課題

『apseedsポータル』を導入される前は、コミュニケーションについてどのような課題をお持ちでしたか？

O様：私たちが入社した時には既に導入されていましたが、本格的に活用する前は様々な課題がありました。まず、スタッフとの連絡手段が営業担当者ごとに、メール、電話、ショートメール、チャットツールなどバラバラでした。これでは担当者が退職すると履歴が追えなくなりますし、会社として管理しきれないリスクがありました。

業務効率化に関してはどのような課題がありましたか？

E様：書類は紙でのやり取りが基本だったので、郵送コストや書類回収までにかかる時間が大きな負担でした。発送業務やそれに伴う人件費のコストダウンが課題でしたね。

O様：『有給休暇申請』も大変でした。様々な方法でばらばらに申請が来るので、それを各支店の事務担当がExcelにまとめ、私達管理部門の担当者がシステムに入力し、さらに確認用のExcelを作成して戻す…という非常に長いフローが発生していました。また、『安否確認』も、やらなければいけないとは分かっていながら、ほぼ手つかずの状態でした。既存のシステムでは手動配信しかできず、安否確認には不向きだったのです。

選定の決め手

『apseedsポータル』を選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか？

O様：『apseedsポータル』の本格的な活用は、2年ほど前からです。当初は『web給与明細サービス』からの明細アップロードと『速払いサービス』が中心でしたが、「せっかく導入しているのだからフル活用しよう」という流れになりました。御社の営業担当さんからもアドバイスをいただき、『メッセージ』や『有給休暇申請』、『安否確認』など、様々な機能を活用していく方針を決めた形です。

同じく導入している『速払いサービス』の決め手は何だったのでしょうか？

O様：私達が入社する前の導入なので詳しい経緯は分かりかねる部分もありますが、元々はグループ会社というご縁で、『速払いサービス』導入のお話があったと聞いています。

E様：『速払いサービス』については、多くの派遣会社の中から弊社を選んでいただくための付加価値の一つとして導入されたようです。

導入プロセス・活用方法

『apseedsポータル』導入開始時は、利活用周知や社内への浸透はどのように進めましたか？また苦労されたことや、工夫されたことはありますか？

O様：まず私達がいる管理部門が『apseedsポータル』の仕組みを理解し、その後、全支店の事務・営業担当者を集めて御社に説明会を開いてもらいました。ただ、現場からは「このやり方は現実的に厳しい」といった意見も出たので、現場の担当者が入社時のスタッフに「ペラ1枚」で簡単に説明できるような、シンプルな仕組みを考えるのに一番苦労しましたね。

現在は『apseedsポータル』をどのように活用されていますか？

O様：連絡手段は『apseedsポータル』の『メッセージ』に一本化し、それ以外での連絡は原則禁止にしています。欠勤連絡なども全て『apseedsポータル』で完結します。機種変更で、変更前の『メッセージ』が使えなくなった時などのために『問合せ受付』も設置し、うまく使い分けています。

業務効率化についても課題がありましたが、具体的にどのように活用されていますか？

O様：『有給休暇申請』は『apseedsポータル』の管理画面から出力した申請内容を元にExcelを加工し、給与計算システムにCSVで取り込んでいます。このフローが確立するまで2年ほどかかりましたが、今では安定して運用できています。また、基幹システムにあるスタッフ向けのページを、『apseedsポータル』から誘導するアイコンとして『リンクアイコン機能』で設置し、さらに『メッセージ』で「マイページで〇〇をしてください」と案内することで、2つのシステムをうまく連携させています。

『web書類回収サービス』についての活用状況はいかがでしょうか？

E様：会社として障がい者雇用率を上げたいと考えていたので、障がい者手帳などの書類提出に活用しています。画像を簡単に登録できることから、雇用率報告を行う際のデータ整理がしやすくなりました。

導入後の効果

『apseedsポータル』導入後、一番効果があったことは何ですか？

O様：最も効果が大きかったのは『有給休暇申請』です。これまで複数の担当者とExcelを介していたフローが、スタッフの申請を支店が承認し、私達がシステムに取り込むだけになりました。3〜4工程は削減できたと思います。これにより、確認の手間や「申請したのに反映されていない」といった問い合わせも減りました。

E様：『web書類回収サービス』のおかげでペーパーレス化が大きく進み、郵送コストや人件費の削減に繋がりました。これも非常に大きな効果です。

なるほど。スタッフとのコミニュケーションに対して感じる効果はありましたか？

O様：コミュニケーション面では、連絡手段を一本化したことで、部署全体で対応状況を可視化できるようになりました。担当者が見逃していても、他の事務担当が「これ返信しなくて大丈夫？」と気づいて対応できるので、対応が早くなり、連絡漏れがなくなりました。

E様：スタッフ側にとっても、『apseedsポータル』一つで様々な手続きが完結する利便性から、アプリのダウンロード率も上がりました。また、『apseedsポータル』に設置しているアイコンの『速払いサービス』があることで、求職者の方が弊社を選んでくれる一つのきっかけになっていると感じています。

今後の展望・メッセージ

これから検討している『apseedsポータル』の活用方法はありますか？

O様：今後は『web書類回収サービス』を使って、交通費の運賃改定に関する申請フローを構築しようと計画しています。就業先の変更や引っ越しなど、複数のパターンに対応できるような仕組みを自分たちで作り、8月からの運用開始を目指しています。

これから『apseedsポータル』の導入を検討している企業へ、何かアドバイスをお願いします。

O様：これから導入を検討される企業様へのアドバイスとしては、とにかく分からないことがあればすぐにカスタマーサポートセンターに相談することをお勧めします。レスポンスが早く、安心して相談できますよ。

今後のエーピーシーズへ期待していること・ご要望をお聞かせください。

O様：定期的に開催されるウェビナーも非常に有益な情報だと感じます。特に、同一労働同一賃金のような法改正に関するセミナーは、自社だけで情報を集めることは大変な部分があり、専門家を交えて解説してくれるので助かりました。今後、法改正のタイミングで「これを実施するだけで大丈夫、おさえておくと間違いないポイント」が分かるセミナーをしていただけると嬉しいです。