株式会社グロップ

導入前の課題

『apseedsポータル』を導入される前は、どのような課題をお持ちでしたか?

S様：以前は、営業担当者の携帯にスタッフさんから昼夜を問わず電話やショートメールでの連絡が来ていました。夜勤の方もいるので仕方ない面はありましたが、担当者のストレスや負担は課題になっていたと思います。

また、給与の前払いも別のサービスを利用していましたが、スタッフさんからの申請を本社で一件ずつ手入力する必要があり、非常に手間がかかっていました。実際の勤怠記録とのズレから過払いが発生してしまうという問題もたまに起こっていましたね。

T様：契約書も紙だったので、印刷して郵送したり、営業担当者が直接手渡しに行ったりしていました。スタッフさんとの日程が合わず、契約書の締結までに1週間ほどかかってしまうこともありました。営業担当者が渡し忘れてしまうといったコンプライアンス上のリスクも潜んでいましたね。

選定の決め手

数あるサービスの中から、弊社のサービスを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか?

S様：弊社の基幹システムが変わるタイミングで、エーピーシーズさんの『速払いサービス』や『apseedsポータル』が連携できると知ったのが大きなきっかけです。以前から抱えていた前払い業務の課題を解消できるのでは、と考えました。

『速払いサービス』を導入するなら、入り口となる『apseedsポータル』も自動的にセットで使う形になりますし、『web契約書サービス』も同様にボタン一つで連携できる。このシステム連携のスムーズさが、選定の一番の決め手になりましたね。

導入プロセス・活用方法

導入はどのように進められましたか?また、社内への浸透で工夫された点はありますか?

S様：2020年の秋頃にキックオフし、本格的に稼働開始したのが翌年の5月頃なので、導入には約半年ほどかかりました。

社内への周知にあたっては、まずアプリをダウンロードしてもらう必要があったので、オリジナルのパンフレットを作成して配布しました。また、エリアごとにアプリの導入率目標を設定し、現場の皆さんに協力してもらいました。

T様：ただ周知するだけでなく、社内で勉強会を開いたり、マニュアルを作成したりして、スタッフさんへの案内方法に統一性を持たせるように工夫しました。

導入プロセスで特に苦労された点はありましたか?

T様：やはり「本人認証」に関する問い合わせが一番多かったですね。認証ができない背景(基幹システム側での事前の引当作業が必要など)を社員が理解していなかったため、「なぜできないのか」という質問が多く寄せられました。

弊社のサポート体制はいかがでしたか?

S様：正直に言って、十分すぎるほどでした。今でもそうですが、非常に丁寧に対応していただいています。ここまで手厚くサポートしてくれる会社はなかなかないのではないでしょうか。

導入後の効果

導入後、どのような効果がありましたか?

T様：最も大きな効果は、担当社員のストレスが激減したことです。以前は時間外に鳴りやまなかった社用携帯への連絡が、アプリの『メッセージ』機能に集約されたことで一切なくなりました。これにより、社員はプライベートの時間を確保できるようになり、「ストレスが減った」という声が多数上がっています。

工数やコストの面ではいかがでしょうか?

T様：まず、『web契約書サービス』の導入で、1契約あたり15分から30分の事務工数が削減されました。郵送費や印刷代といったコストも、全社で年間600万円以上は削減できていると試算しています。これに加えて、営業担当者が契約書を届けるための移動時間や交通費もゼロになりました。

また、『画像送信』機能も非常に役立っています。これまではマイページにログインできずに画像のアップロードができなかった約8〜9割のスタッフさんが、アプリから簡単に送れるようになりました。

S様：『速払いサービス』に関しては、以前は本社メンバーが手作業で対応していましたが、その工数は完全に「ゼロ」になりました。現場だけで業務が完結できるようになったのは非常に大きいですね。

今後の展望・メッセージ

今後、『apseedsポータル』をどのように活用していきたいですか?

T様：まだ活用しきれていないポイント制度などを検討し、スタッフさんの満足度向上や定着率アップに繋げていきたいと考えています。

最後に、導入を検討している企業様へメッセージをお願いします。

T様：とにかくサポート体制がしっかりしていて、迅速に対応してくださるので、安心して導入できると思います。また、新しい機能が出た際も「こういう使い方ができるのでは?」とこちらの立場に立って提案してくれるのがとても魅力的です。使える機能がたくさんあるので、業務に課題を感じている企業にはぜひお勧めしたいですね。