株式会社沖縄コールスタッフサービス

導入前の課題

弊社の『速払いサービス』を導入される前は、どのような課題をお持ちでしたか?

M様：給与の前払いについては、自社でアナログ運用をしていました。スタッフからの申請方法がチャットツール、メール、FAX、電話とバラバラで、それらをExcelに手動で書き出し、勤怠データと照合し、銀行ごとに振込処理をしていたため、業務に慣れた担当者でも午前中いっぱいかかっていました。ちょうど管理部の人員が減るタイミングだったこともあり、このままでは業務が回らなくなると感じていました。

『apseedsポータル』を活用される前は、どのような課題をお持ちでしたでしょうか。

M様：スタッフとの連絡が課題で、営業担当者個人のチャットツールやメールでやり取りしていたため、情報が属人化し、担当者が辞めると過去の履歴が追えなくなってしまう状況でした。健康診断や年末調整といった会社からのお知らせも、給与明細に紙を同封していましたが、見てもらえないことも多く、情報伝達がうまくいっていませんでした。契約書に関しても、郵送しても回収率が非常に悪く、郵送代や返信用封筒の切手代といったコストもかなりかかっていました。何より、契約書の作成から印刷、封入、発送、回収までの一連の作業に、営業担当者の膨大な時間が割かれていたことが一番のストレスでしたね。

選定の決め手

導入はスムーズに進みましたか?また、どのように社内に浸透させていったのでしょうか。

M様：導入時のサポートは、当時の営業担当者さんが非常に手厚く対応してくれたので、満足しています。ただ、社内への浸透には苦労しました。特に『apseedsポータル』は、他社製の給与明細をポータルアプリ内の『リンクアイコン』として半年間告知し続けても利用率が50%に届かず、最終的には営業担当が1年がかりでスタッフ一人ひとりに直接会ってインストールを促すという、人海戦術で浸透させました。

社内への浸透に苦労されたとのことですが、工夫した点はありますでしょうか。

M様：担当者の工数がかかっていたので、『有給休暇申請』や年末調整を「これ以降はポータルからしか受け付けません」と限定しました。これにより、利用が一気に進みましたね。何かきっかけを作って、スタッフが「入れなければいけない」と思う状況を作ることが重要だと感じました。

現在はどのように運用されていますか?

S様：『速払いサービス』の対応は、以前は3人がかりで半日を要していました。今では1人が対応し、1時間程度で完了しています。『apseedsポータル』でのスタッフ向けのお知らせも、『メッセージ』の一斉配信で完結しますし、契約書もほぼ100%電子化され、紙での運用はなくなりました。業務が劇的に効率化されました。

導入プロセス・活用方法

導入はスムーズに進みましたか?また、どのように社内に浸透させていったのでしょうか。

M様：導入時のサポートは、当時の営業担当者さんが非常に手厚く対応してくれたので、満足しています。ただ、社内への浸透には苦労しました。特に『apseedsポータル』は、他社製の給与明細をポータルアプリ内の『リンクアイコン』として半年間告知し続けても利用率が50%に届かず、最終的には営業担当が1年がかりでスタッフ一人ひとりに直接会ってインストールを促すという、人海戦術で浸透させました。

社内への浸透に苦労されたとのことですが、工夫した点はありますでしょうか。

M様：担当者の工数がかかっていたので、『有給休暇申請』や年末調整を「これ以降はポータルからしか受け付けません」と限定しました。これにより、利用が一気に進みましたね。何かきっかけを作って、スタッフが「入れなければいけない」と思う状況を作ることが重要だと感じました。

現在はどのように運用されていますか?

S様：『速払いサービス』の対応は、以前は3人がかりで半日を要していました。今では1人が対応し、1時間程度で完了しています。『apseedsポータル』でのスタッフ向けのお知らせも、『メッセージ』の一斉配信で完結しますし、契約書もほぼ100%電子化され、紙での運用はなくなりました。業務が劇的に効率化されました。

導入後の効果

『速払いサービス』導入後、具体的にどのような効果がありましたか?

S様：最も顕著な効果は、管理側の運用負荷が劇的に減ったことです。『速払いサービス』の対応時間は、以前の「3人・半日」から「1人・1時間」へと大幅に短縮されました。これにより、担当者が減っても業務を回せる体制を構築できています。

『apseedsポータル』導入後、具体的にどのような効果がありましたか?

M様：『web契約書サービス』の導入で、これまでかかっていた郵送代や印刷代がほぼゼロになりました。それ以上に、契約書の作成・印刷・封入といった作業にかけていた膨大な人的コストを削減できた効果が大きいです。CSVデータのアップロードで一括配信できるようになったので、圧倒的に楽になりましたね。

『速払いサービス』『apseedsポータル』を導入後、スタッフさんからの反応はなにかありましたか?

S様：『速払いサービス』は24時間365日使えるので、利便性が格段に向上し、従業員満足度は確実に上がっていると感じます。自社で対応していた時と比較すると、気軽に利用するスタッフが増えましたね。

M様：『apseedsポータル』に情報が集約されたことで、スタッフ側には「ここを見れば分かる」という安心感が生まれ、管理者側も「ここに配信すれば伝わる」という状態になりました。『有給休暇申請』の履歴も自分で確認できるようになったため、「いつ申請したか」といった問い合わせも減りました。また、契約書の回収状況がデータで可視化され、未対応者への督促もしやすくなった結果、締結完了率も向上しています。

今後の展望・メッセージ

今後の活用イメージや、弊社サービスへのご期待があればお聞かせください。

M様：期待することとしては、今は稼働していない「休眠スタッフ」に対して、新しい仕事の案件を配信できるような機能があったら嬉しいですね。過去に働いてくれた信頼できる人材にアプローチできれば、新たな雇用の機会が生まれるのではないかと期待しています。

最後に、導入を検討している企業様へアドバイスをお願いします。

M様：もしアナログで給与前払いや契約書の管理をしているなら、すぐにでも電子化すべきです。業務工数が削減できるだけでなく、ペーパーレス化によるセキュリティ向上も大きなメリットです。『apseedsポータル』は、社内に散らばった情報を一つに集約できる優れたツールなので、導入すれば管理者とスタッフ双方の満足度が上がるはずです。