株式会社サンキョウテクノスタッフ

導入前の課題

まずは『速払いサービス』導入前の状況についてお伺いします。当時は、給与の前払い制度はございましたか？

はい、制度自体はありました。基本的には現金手渡しが多く、一部振込対応もしていました。スタッフから口頭で申請を受け、管理社員が現金を用意して会いに行き、サインをもらうという流れです。

担当者の方が現金を持って移動されていたのですね。

はい。そのため、担当者が現金を持ち歩くリスクや、「渡した・渡してない」といったトラブルも正直ゼロではありませんでした。トラブル対応で追加の業務が発生し、本来の業務にリソースを割けないことが課題でしたね。

続いて、『web給与明細サービス』導入前はいかがでしたか？

当時はすべて紙で運用していました。約3,200名分の給与明細を印刷し、封入して各拠点に送るという作業を、複数の締め日に合わせて毎月行っていました。そのため「常に明細のことを考えている」ような状況で、現場はかなり疲弊していましたね。

コストや工数はどのくらいかかっていましたか？

郵送費だけで月に3〜4万円、それに加えて紙代や印刷代が1万円ほどかかっていました。作業時間で言うと、合計で月16時間(約2日)ほどはかかっていたと思います。また、手渡しする過程で紛失してしまったり、給与支給日までにスタッフと会えずに渡すのが支給日を過ぎてしまったりといった問題も発生していました。

選定の決め手

弊社のサービスを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか？

『速払いサービス』については、当時、他社でシステム化できるサービスがほとんどありませんでした。既に御社の『web給与明細サービス』と『apseedsポータル』を導入していたので、そのままの流れで使えるメリットは大きいと感じました。

機能面で特に重視されたポイントはありましたか？

在籍スタッフの多くを占める日系ブラジル人の方々への配慮です。御社のシステムは標準でポルトガル語に対応しており、しかも簡単な操作で言語を切り替えられる点が非常に魅力的でした。ブラウザの自動翻訳機能だけだと内容が正確に伝わるか不安がありましたが、機能として実装されているという点で安心感がありましたね。また、勤務報告ツールでは、現場担当者だけでなく上長の承認を挟む2段階の承認フローを組めることも、管理面で良いと感じました。

『web給与明細サービス』や『apseedsポータル』はいかがでしたか？

『web給与明細サービス』については、当時としてはかなり安価に導入できた点が大きいです。また、『apseedsポータル』では、更新のたびに印刷・配布していた社内規定などを常に最新の状態で掲載しておける点も、紙の運用からの脱却を目指していた我々にとって魅力的でした。

導入プロセス・活用方法

サービスの導入にはどのくらいの期間がかかりましたか？

『web給与明細サービス』と『apseedsポータル』の導入は、スタッフへの周知も含めて半年ほどかかりました。特に外国籍のスタッフや、スマートフォンの操作に不慣れな方へ、紙からwebに変わることをイメージしてもらうのに少し時間がかかりましたね。

社内への浸透で工夫された点はありますか？

まずは私たち内勤の社員が先に『apseedsポータル』を使ってみて、自分たちが使い方をしっかり理解した上でスタッフに説明するようにしました。これにより、問い合わせにもスムーズに対応でき、説明しやすい環境を作れたと思います。

現在はどのように活用されていますか？

『速払いサービス』は、利用可能額が反映されればスタッフが好きなタイミングで申請できるようになり、大変喜ばれています。『apseedsポータル』では、安全衛生に関するニュースを定期配信したり、問合せ窓口を設置して営業時間外でも受け付けられるようにしています。また、以前は紙で配布していた社内規定も『apseedsポータル』のリンクアイコンからいつでも最新版を確認できる状態にしています。

導入後の効果

導入後、最も顕著に現れた効果は何でしょうか？

『速払いサービス』では、スタッフが申請してからお金が手元に入るまでの時間が劇的に短縮されました。また、システム上で履歴が残るため、お金に関する「言った・言わない」というトラブルがなくなりました。経理作業においても、控除額のデータを取りまとめて給与計算に回す作業がほぼなくなり、全体で月に約1日分の工数を削減できています。

その他、『速払いサービス』導入による変化はありましたでしょうか？

思った以上に利用率が高く、継続的に利用する方が多いです。1000円という少額でも利用する方がいるのには驚きました。手数料が高いという声も一部ありますが、それがかえって使いすぎの抑止力になり、管理者側としてはバランスが取れていると感じます。

『web給与明細サービス』の効果についてはいかがでしょう？

まず工数面では、月16時間程度かかっていた給与明細関連の作業がほぼゼロになりました。これにより、本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになったのが大きいですね。コスト面でも、毎月かかっていた郵送費や印刷費(合計4〜5万円)がなくなりました。これまで多かった源泉徴収票の再発行依頼も、今ではほぼありません。

今後の展望・メッセージ

これから導入を検討している企業様へメッセージをお願いします。

特に給与やお金に関する「言った・言わない」という問題は、スタッフとの信頼関係を損ないかねません。システムを導入すれば、管理者もスタッフも同じ情報を正確に確認できるため、そうしたトラブルを未然に防ぐことができます。また、もし今も給与明細を紙で運用しているなら、電子化するだけでコストや工数を確実に削減できるので、導入を強くおすすめします。

今後、弊社のサービスに期待することはありますか？

最近はAIの活用が活発なので、AIを使ったスタッフとのコミュニケーション機能や、管理業務を効率化するような機能が登場すると嬉しいですね。今後どのように進化していくのか、期待しています。