株式会社アイビーカンパニー、株式会社ファインプラス

導入前の課題

『速払いサービス』を導入される前は、どのような課題をお持ちでしたか?

Y様:導入前は、希望者に対して社内で週払い対応をしていました。Excelで手動計算し、勤怠データを集めてから振込処理が終わるまで丸1日かかっていましたね。担当者が処理したデータを、別の者がチェックするという2人体制で、かなり負担が大きかったです。

『apseedsポータル』導入前のスタッフ様とのコミュニケーションは、どのように行っていたのでしょうか?

Y様:対面か電話、あるいは個人のチャットツールでグループを作って運用していました。そのため、シフトが合わないスタッフとはなかなか話せなかったり、会社からのお知らせも朝礼や掲示で行っていたので、欠席者には伝わらないという問題がありました。

H様:ファインプラスの方では、個人のチャットツールでやり取りしていたので、プライベートとの切り分けに関する懸念もありました。

選定の決め手

数あるサービスの中から、弊社のサービスを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか?

Y様:『速払いサービス』については、当時、手動での週払い対応が限界に来ていたことと、他社の前払いシステムの種類が今ほど多くなかったことが背景にあります。その中で、弊社の既存のデータ形式をそのまま使えるなど、こちらのルールに合わせて柔軟にシステムを構築していただけたのが決め手でした。

『apseedsポータル』についてはいかがでしたか?

Y様:元々『速払いサービス』を使っていたので、それに付随する形でスムーズに導入できると考えました。全く新しい別のシステムを入れるという形ではなかったので、導入が容易だった点が良かったですね。

導入プロセス・活用方法

導入はどのように進められましたか?

Y様:『apseedsポータル』は『速払いサービス』のマスターデータをそのまま活用できたので、構築の手間はほとんどありませんでした。導入期間も1〜2ヶ月かからなかったと思います。特に、新規営業所の立ち上げと同時に導入したのが良かったですね。「今までのやり方を変える」という案内が不要だったので、現場にもスムーズに浸透しました。

現在はどのように活用されていますか?

Y様:『apseedsポータル』では「有給休暇申請」「シフト変更」「問合せ受付」の3つの窓口を設けています。必要な情報だけを確認できるので、情報が整理されて分かりやすいと聞いています。また、年末調整やストレスチェックの案内などにも活用しています。

H様:ファインプラスでは、欠勤連絡やシフト連絡を『メッセージ』機能で行うことで、連絡手段を統一しています。

導入後の効果

導入後、どのような効果がありましたか?

O様:まず、管理部門の工数が劇的に削減されました。『速払いサービス』導入前は丸1日かかっていた週払い業務が、今では約1分で完了します。2人体制だった業務も1人で対応できるようになり、振込作業そのものがなくなりました。

Y様:スタッフとのコミュニケーションも大きく改善されました。『apseedsポータル』を介して時間や休日を気にせず連絡できるようになり、口頭での曖昧な伝言ミスもなくなりました。問い合わせ内容がテキストで正確に記録として残るようになったのも大きいですね。

H様:全体周知が楽になり、朝礼に出ていない人にも確実に情報を届けられるようになりました。電話での連絡も減りましたし、個人のチャットツールを使わずに済むようになったので、プライベートとの切り分けに関する問題も解消されました。

採用や定着の面ではいかがでしょうか?

H様:『速払いサービス』があることで、日々雇用で働いていた方が自社雇用へ転籍する際のハードルが下がったと感じます。「雇用形態が変わっても、給与サイクルが変わらない」という安心感があるようです。

Y様:特に弊社のように給与の支払いサイクルが長い会社では、入社直後の生活を支える『速払いサービス』の存在は、スタッフが定着するきっかけになっていると思います。

今後の展望・メッセージ

今後の活用イメージや、導入を検討している企業様へのメッセージをお願いします。

Y様:『apseedsポータル』は現場主導で活用が進んでいますが、管理者側としてはまだやれることがあると感じています。ただ、機能が豊富でどこから手をつけていいか分からない部分もあるので、今後も伴走しながら「こうした方がいい」といった提案をいただけると嬉しいです。

これから導入を検討される企業様へお伝えしたいのは、まず『apseedsポータル』は非常に使いやすいということです。導入後、社内から使い方に関する問い合わせが私たちに一切来ていません。PCが得意でない人でも直感的に使える、ハードルの低いシステムだと思います。

『速払いサービス』に関しても、こちらの既存のデータ形式に合わせて柔軟に対応してくれるので、現在の業務フローを大きく変えることなく、スムーズに始められる点が魅力だと思います。