株式会社小田急プラネット

導入前の課題

本日はよろしくお願いいたします。まず、apseedsポータルを導入される前は、どのような課題をお持ちでしたか？

こちらこそよろしくお願いします。一番のきっかけは、2024年に優良派遣事業者認定の取得を目指し始めたことです。 認定取得に向けて準備を進めていたのですが、その中でスタッフさんとのキャリアに関する面談記録などを個別メールで管理していた点を改善したいという課題が浮かび上がりました。

スタッフ様とのコミュニケーションに課題を感じていらっしゃったのですね。

はい。これまでは担当者と派遣社員が1対1でやり取りしていたため、コミュニケーションが完全に属人化しており、管理職が内容を把握できていませんでした。 トラブルが起きた際にリアルタイムで状況が見えないという問題もありましたね。 また、契約書も紙で郵送していたため、印刷して、封入して、送って…という手間が非常に大きかったです。 安否確認も派遣社員にメールを送っていましたが、返信をすべて確認するのは限界がありました。

選定の決め手

様々なサービスがある中で、弊社のサービスを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか？

繰り返しになりますが、やはり「優良派遣事業者認定の取得」という目標をクリアできる機能が揃っていたことが大きいですね。 顧問からご紹介いただいたのがきっかけでした。

複数の課題をまとめて解決できる、という点でしょうか。

その通りです。スタッフとのコミュニケーション、契約書の電子化、そして安否確認といった、私たちが抱えていた複数の課題を、apseedsポータルという一つのサービスで解決できる点が魅力的でした。 特に安否確認サービスは他社も調べたのですが、派遣社員の数で課金されると高額になってしまうものが多く、価格面で貴社のサービスが非常に優れていました。

導入プロセス・活用方法

導入を決めてから、実際の運用開始まではスムーズに進みましたか？

実質的な作業期間でいうと3ヶ月くらいだったと思います。 導入自体は特に問題なく進みました。

社内の皆さんへの展開でご苦労された点はありましたか？

はい、そこは少しありました。営業担当の中には、管理画面とスタッフさんが使うアプリの区別がつかない者もいて。 「これはスタッフさんが見る画面で、こちらが私たちが管理する画面ですよ」と、一人ひとりに説明して回ったのは少し大変でしたね。

現在はどのようにご活用いただいていますか？

メッセージ機能、web契約書サービス、安否確認の3つを主に使っています。 これまでビジネスチャットツールやメールなどバラバラだったタイムシートの提出も、apseedsポータルに一本化できたので管理が楽になりました。

導入後の効果

導入後、どのような効果を感じていらっしゃいますか？

最も効果が大きかったのは、web契約書サービスですね。以前は契約書を印刷・封入・郵送する手間がありましたし、外部向けと社内向けで二重の作業が発生していました。 入社時には10種類ほどの書類を紙で渡していましたが、それもすべてなくなりました。

業務時間はどれくらい削減できましたか？

契約書関連の作業は、以前は一人あたり丸1日かかっていましたが、今は3〜4時間で収まっています。 郵送自体がなくなったので、郵送費はほぼゼロになりました。感覚的には10分の1以下です。

それは素晴らしい効果ですね。定性的な面ではいかがでしょうか。

スタッフとのやり取りが可視化されたことが大きいですね。担当者任せにせず、組織として状況を把握できるようになりました。 郵送だと見てもらえないことも多かった契約書も、スマホに通知がいくので確認してもらいやすくなり、回収率も上がったと思います。 督促の手間が減ったという点で、業務が本当に楽になりました。

ありがとうございます。優良派遣事業者認定の審査はいかがでしたか？

審査の際に「apseedsポータルで管理しています」と説明すると、審査員の方もご存知のようで、「ああ、apseedsポータルですね」とスムーズに話が進みました。これも思わぬ効果でしたね。

今後の展望・メッセージ

最後に、今後の展望や、導入を検討している企業様へのメッセージをお願いします。

派遣事業において、派遣社員の方への手厚いフォローは、今後ますます重要になります。「選ばれる派遣会社」になるためには不可欠です。 apseedsポータルは、そうした課題を解決する手助けをしてくれますし、相談すれば色々と対応してくれるという信頼感があります。

今後、活用していきたい機能はありますか？

今はまだ紙で回収している入社書類を、web書類回収サービスを使って電子化し、稼働前の早い段階で手続きを完了させたいと思っています。