株式会社エスプールロジスティクス

まず、apseedsポータルをご導入いただく前の課題についてお聞かせいただけますか？

もともとは、有給休暇の申請やシフト管理、雇用契約書などをすべて紙で運用していました。 特に契約書は、スタッフ約200名分を印刷して2枚渡し、1枚を回収するという作業が本当に面倒で、ペーパーレス化が急務でした。

紙での運用は、具体的にどのようなご負担がありましたか？

シフトはカレンダーのような紙に各自記入してもらい、それを担当者が転記して組んでいました。 契約書についても、印刷して配る手間もさることながら、回収が大変でした。途中で来なくなってしまう方もいて、回収率は90%程度。 回収しきるまでに半月ほどかかっていました。

様々なサービスがある中で、弊社のサービスを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか？

一番の決め手は、私たちがまさに解決したかった「通知書の電子化」「有給休暇の申請」「シフト管理」という3つの課題に対して、一番スムーズに導入できそうだと感じた点ですね。当時はとにかく紙のやり取りをなくしてDXを進めたいという強い思いがありました。

世の中には他にも似たようなサービスはありましたが、機能面とコストのバランス、いわゆるコストパフォーマンスが当社のニーズに非常に合致していました。多機能すぎて使いこなせないということもなく、求めていたペーパーレス化を現実的な形で実現できるのがapseedsポータルでした。

導入はスムーズに進みましたか？

試用期間で色々試し、その間に使い勝手を確認できたのが良かったです。 使いやすかったので、そのまま本格導入を決めました。 スタッフへの周知も、現場で直接説明できたので大きな混乱はありませんでした。

現在はどのようにご活用いただいていますか？

契約書やシフト・有給管理の電子化はもちろんですが、メッセージ機能が非常に役立っています。以前は健康診断の案内などを現場社員経由で伝えていたのですが、今は労務担当から直接スタッフ個人にメッセージを送れるので、タイムラグがなくなり、とても楽になりました。

退職時の案内や、電話が繋がらないスタッフへの出勤確認など、個別連絡にも活用しています。 以前は労務担当から直接連絡する手段がなかったので、これは大きな変化です。

速払いについてはいかがですか？

給与前払いの申請がアプリからいつでも申請が可能なため、スタッフの利便性が非常に高いと感じています。

スタッフからは、「急な出費などで、どうしてもすぐにお金が必要になったときに、即日で振り込まれるので助かった」といった意見も出ています。また、スタッフからの問い合わせも速払いサービスのサポート窓口で丁寧に対応していただけるので、管理者としても心強く感じています。

導入によって、どのような効果がありましたか？

まず、契約書の作成から回収までにかかる時間が、感覚値ですが3分の1くらいに減ったと思います。 何より、紙の契約書で90%程度だった回収率が100%になったのが大きいですね。 回収期間も、以前は半月かかっていたものが1週間程度で完了するようになりました。

現場の社員の方からの反応はいかがですか？

担当者からは「だいぶ楽になった」と聞いています。 紙の印刷や配布、回収後の追いかけといった作業がなくなった効果は大きいようです。

担当者からスタッフに直接連絡できるようになったことで、コミュニケーションのスピードが格段に上がりました。 現場責任者を通さずに済むので、お互いにとって効率的だと思います。

最後に、同じような課題を抱える企業様へメッセージをお願いします。

一言で言うなら、「紙はやめましょう」ですね。 いいことはありません。 また、電子化することで「誰がいつ何をしたか」という記録がしっかり残るので、セキュリティの観点からもメリットがあると思います。

本日はお忙しい中、ありがとうございました！貴重なお話を伺うことができ、大変参考になりました。apseedsはこれからも皆様の挑戦を応援してまいります。今後ともよろしくお願いいたします！