株式会社Smart-Job
滋賀県を中心に6都県（東京・愛知２・大阪・京都・兵庫）に9オフィスを持つ人材派遣会社
導入サービス
- apseedsポータル
- メッセージ
- 問合せ受付
- 画像送信
- ポイントインセンティブ
ご担当者様※インタビュー実施日時点の情報です
グループ5社取締役 兼務 経営企画室 室長
向井 誠様
コンプライアンス管理、就業環境の整備、営業・総務のバックサポートなどに携わる
―――本日はインタビューの時間を設けてくださりありがとうございます！
―――まずは、御社の事業概要を教えてください
製造・物流・コールセンターの3本柱をメインにした人材派遣会社です。地域密着をテーマに、長く安心して働ける派遣会社を目指しています。
―――apseedsポータルの導入検討時、どのようなお悩みや課題をお持ちでしたか？
従来、派遣スタッフとのコミュニケーション方法は、対面・電話・メールの3択しかありませんでしたが、日勤・夜勤など様々な勤務形態のスタッフがいるため、全員と確実にコミュニケーションを取る、というのはなかなか難しいことです。
毎月の勤怠（タイムシート）や有給休暇の申請など手続書類のやり取りもけっこうあって、わざわざ営業が足を運んで取りに行かなければならなかったので、日程が合わない、受け取れない、という時間のロスも悩みのタネでした。
―――apseedsポータルを導入いただいた理由を教えてください。選ぶ決め手となったポイントがあればそちらもお聞かせください
私の記憶では、こちらから探して問合せた、ということでは一切なくて(笑)
まだまだガラケー（フィーチャーフォン）が主流のなか、スマホが流行りだした頃だったと思います。「コミュニケーションが変容していく時期なのかも」と何となく考えはじめたタイミングで、apseedsポータルのサービス紹介のお電話をいただきました。
勤続期間や勤務時間に応じて、何かスタッフに還元できるものはないかな…と勤務ポイントに近い構想を持っていた時期もちょうどこの頃だったので、構想にばっちり嵌まってくれた印象でしたね。あれ、もしかして私から問合せしたのかも？(笑)
特に良いなと思ったのは、メッセージが階層管理されていることでした。上位階層の管理者でやり取りの内容がチェックできるので適度にガバナンスが効きますし、コミュニケーションのリスク管理がしやすいです。
あとは何より価格でしょうか。サービス内容をお伺いして、最後に価格を教えていただいた時は、良い意味でびっくりしました。
―――ありがとうございます！確かに最近は「この内容でこの値段はコスパいいね」と言っていただけることが増えてきて、嬉しく感じています
良いものには相応の代金を払うべき、と考えるタイプなので特に“安さ”を求めてはいなかったのですが、私もこの内容ならコスパが良いな！と思いました。
―――apseedsポータル導入開始時の利活用周知・社内への展開はどのように進めましたか？苦労されたことや、工夫されたことはありましたか？
まず導入開始の際は、月例の幹部会議と年数回の全社会議の場にエーピーシーズの担当営業さんに来ていただいて、新たな制度や運用方法についての説明・周知をお手伝いいただきました。まだまだ「コミュニケーションと言えば電話かメールか対面」という時代だったので、社内にもいわゆる“反対派”がいましたし、現場社員や派遣スタッフからも「アプリ？何なのこれ」「なんかメリットある？」というような反応が多かったように思います。
ただこちらも「使えば絶対に便利だとわかるはず」と確信していたので、社内のアプリDL人数をしつこく会議で追いかけて、社内の利用者数を増やしていくことに注力しました。実際に使うようになれば「スマホでタイムシート提出や有休申請できるの、めちゃくちゃラク」「年末調整のお知らせを一斉送信して、既読状況が確認できることがすごく便利」と、スマホアプリならではの便利さが着実に浸透していくのを感じました。スマホ利用者がどんどん増えて、皆がLINEを使いだして、「アプリでコミュニケーションを取る」ということに馴染んできた時期だったのも大きいでしょうね。
―――そうですね。先日、数年ぶりに全社会議にお邪魔しましたが、皆さんのポータルアプリに対する認識や温度感がものすごく変わっていて驚きました！
実務で使って、メリットを体感していますからね(笑)
現場社員は、書類のFAX郵送確認・現場回収がいらなくなったことや、夜勤スタッフへの伝達がとても楽になったことを実感しているし、派遣スタッフも「アプリで送っておきます！」と使いこなしてくれています。今の携帯のカメラって、誰がどう撮ってもキレイに写るから助かりますよね。
―――apseedsポータルを運用いただいて5年以上となりましたが、当初の課題は解決しましたか？御社内の業務フローはどのように変化しましたか？
時代も変わってアプリを通じたコミュニケーションがすっかり当たり前になりました。活動時間帯的に対面が難しいスタッフとも苦労なくコミュニケーションが取れるようになって、この部分は当初の狙い通りと言えると思います。
それから、画質の都合でたまにFAXをお願いすることを除けば、書類の回収はほぼ100％、apseedsポータルの画像提出で済むように変わりました。特に有給休暇は「前日の夜までに申請書を提出」というルールがあるので、現場社員が前日夜に書類回収に走る労力・人的工数が削減できただけでも、社員の時間の使い方や働き方を変えることができたと感じています。
郵送費やFAX通信費にしても、潜在的な人的コストにしても、これまで「当たり前」だと思われていたフローやコストを見直すことができたのは、とても良かったと思っています。
―――ありがとうございました！
―――続いて、ポイントインセンティブについて伺っていきます。ポイント制度の導入を検討したきっかけを教えてください。当時はどのようなお悩みや課題をお持ちでしたか？
一番大きいのは他の派遣会社との差別化ですね。ただ普通に「働いてもらった分の時給をお支払いする」だけではない、Smart-Jobで働いてもらうメリットや、“わくわく感“を生み出せるような仕組みを作りたい、と思っていたところに、このポイントインセンティブサービスの提案をいただきました。長期で働くことやお友達紹介に対して、他の派遣会社がやっていない福利厚生として「ポイント制度」を設けるのは非常に面白そうだなと。
―――ポイント制度の運用プラットフォームとして、apseedsを選択いただいた理由を教えてください。選ぶ決め手となったポイントがあればそちらもお聞かせください
何に対してどのくらいのポイントを付与するか、という項目設定が自由にできることと、ポイントの使いみちを自由に決められるところが良いと思いました。決め手は、使おうと思っていたポイント交換サイトと、一部手動ながらも連携ができたこと、ですね。
―――ポイント制度の運用開始にあたり、苦労されたことや、工夫されたことを教えてください
当たり前のことではありますが、ポイントの付与・消滅の管理や、それを反映させるためのファイル作成は、それなりにけっこう大変です。apseedsポータル本体の従業員データの管理もあるので、もっと本格的なシステム連携を視野に入れてもいいのかもしれません…(苦笑)
―――ポイント制度を運用いただいて5年となりました。当初の目的は達成されていますか？御社内の定着状況やリファラルでの採用状況、従業員様／社内の皆様の声を教えてください
正直に言って…目的の達成、できております！
人数の比較はできませんが、ポイント制度がなかったらこんなに獲得できないだろうな、と思う程度には順調に友達紹介も入ってきてくれていますし、短期で終了していたはずの人が残ってくれている、というのも少なからずあるだろうと感じています。
月例会議でポイントの交換・活用状況を報告してもらっているので、貯まったポイントがしっかり活用されているのも把握しています。電子ギフト券が人気のようですが、包丁などのキッチン用品も人気があるようで個人的には意外でした。働きながらポイントが貯まっていく“わくわく感”を感じてもらえていたら嬉しいですね。一方で、全く使わないまま退職してしまう方もいるので、それはこちらの周知不足というか、今後の課題だなと感じています。
―――ありがとうございました！
―――あとは全体的なお話を伺えればと思います。ここまでの内容以外で、apseedsポータルについて良い・便利だと感じていただいているところや、得られた効果があれば教えてください
さきほどの話の続きになりますが、退職した方のポイントも数か月間は残るようにしているので、アプリを通じてお仕事情報などを配信しながら様子を見たりもしています。たまに「今の職場より条件が良いから戻りたい・移りたい！」とカムバックしてくれることがあったりもするので、こういった退職後のケアがしやすいのは良いところだと思います。
それから、労災や物損等のトラブル報告にも画像提出を使うようにしたら、とても便利になりました。トラブル発生時はスタッフ自身が動揺していることも多いので「ダンボールを落とした」「ケガした」と電話口で聞くだけでは正確な状況が把握しづらいのですが、写真を撮って送ってもらえば一目瞭然で、こちらの理解度も対応の初速も段違いに良くなります。報告をしっかり受け止めてきちんと対応してあげられると、顧客はもちろん何より現場スタッフがすごく安心してくれるので、こういう事こそが良い信頼関係や定着に繋がっていくと感じています。
apseedsポータル全体でみると、操作も簡単に作られていると思いますし、通常のアプリストアからすぐにダウンロードできるのも、入口としてとても簡単で優れていると思います。アプリのメニューから会社のホームページやブログをすぐに表示できるようになっているので、ふらっと覗いて、会社を身近に感じてもらえるような環境を作れているのは嬉しいですね。
総じて、本当に使って良かった、と思います。
―――嬉しいお言葉、ありがとうございます！
―――apseedsポータルの活用方法・使いみちとして、次の展望があれば教えてください
メニューをもっともっと充実させていきたいです。web給与明細サービスもいよいよスタートしますし、実はweb契約書も進めたいなあと思っています。最終的には、派遣スタッフの入社から退社までの手続きや処理の全てが、このスマホアプリの中で完結できるようになるのが理想ですね。
―――最後に、今後のapseedsポータルへ期待していること・ご要望をお聞かせください。
すでにwebサイトリンクでの運用はできていますが、ストレスチェック周りもapseedsポータル内で完結できるようになったらと良いなあ、と思っています。
―――ありがとうございます。これからも良いサービスを出しますので、じゃんじゃん使ってください！
もちろんです！(笑)
―――本日はお忙しいなか、長時間のご協力ありがとうございました！たっぷりとお話を伺うことができました。今後もapseedsをよろしくお願いいたします！
